W każdej firmie prywatnej i urzędzie państwowym, lub innego rodzaju instytucji ustanowione są specjalne zasady zarządzania dokumentacją w firmie. Obieg dokumentów, jeżeli jest sprawny, to znacznie ułatwi pracę i zwiększa jej efektywność. Ów obieg dokumentów może odbywać się według różnych systemów. Wyróżnia się trzy podstawowe systemy: dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany. Najczęściej spotyka się system dziennikowy, inaczej nazywany kancelaryjnym.Obieg dokumentów jest w tym przypadku oparty na specjalnym dzienniku, w którym rejestruje się wszelkie wchodzące i wychodzące z instytucji pisma. W dzienniku za pomocą specjalnych przegródek segreguje się pisma, które następnie rozdzielane są do odpowiednich działów przez kierownika jednostki. W systemie bezdziennikowym nie segreguje się pism według daty w dzienniku, a robi się to w specjalnie do tego przeznaczonych teczkach, każda teczka oznacza inną sprawę administracyjną. Teczkom nadaje się sygnatury, które potem zapisuje się również na pismach.
